设备管理
设备管理用于统一维护实验室中的固定资产类设备，包括设备台账、设备分组、设备状态、维护记录、借用申请、设备资料等。对于初级用户来说，设备管理最重要的不是“把设备录进去”，而是确保所有人都能知道某台设备现在能不能用、由谁负责、最近发生过什么变更。
适用对象
- 设备管理员
- 设备负责人或设备保管人
- 需要借用设备的实验人员
- 需要查看设备状态和文档的普通业务人员
设备管理解决什么问题
实验室设备通常具有以下特点：
- 设备数量多，型号复杂。
- 同一台设备会经历安装、使用、维护、暂停、借出、恢复等多种状态。
- 设备经常伴随说明书、校准记录、维护记录、报修记录等附件资料。
- 有些设备是公共资源，需要借用审批。
设备管理模块的作用，就是把这些信息统一沉淀到一套台账中，减少“这台仪器现在谁在用”“为什么不能用”“最近修过没有”这类口头沟通成本。
先理解设备管理中的几个对象
设备台账
记录设备的基础信息，例如编号、名称、型号、厂家、供应商、安装位置、负责人、维护周期等。
设备分组
系统支持对设备按分组进行管理。对于固定资产类设备，通常会按业务区域、用途或设备类型进行分组。
设备状态
设备状态决定这台设备当前是否可用，以及为什么不可用。
设备文档
设备相关的说明书、操作 SOP、维护资料、校准或验收文件都可以作为设备文档上传。
维护与借用记录
维护记录用于追踪设备维护历史；借用记录用于记录设备借出、审批和归还相关过程。
设备使用总流程图
设备基础信息管理
创建设备时，建议至少确认以下信息完整：
- 设备编号和名称。
- 设备型号。
- 生产厂家与供应商信息。
- 安装位置。
- 负责人。
- 安装时间和建卡时间。
- 维护周期。
设备编号建议保持唯一且稳定
设备编号一旦在团队中长期使用，就不应频繁修改。否则后续维护记录、借用记录和纸质台账会很难对应。
设备状态怎么理解
系统中的设备状态通常不只是“能用”和“不能用”两种，而会细分为多种业务状态。常见状态包括：
- 正常使用。
- 维护中。
- 故障。
- 暂停使用。
- 丢失。
- 备用。
- 退回厂商。
- 借出中。
- 已报废。
这意味着，设备状态不仅是在描述设备结果，也是在告诉其他人“现在该不该继续安排这台设备承担工作”。
仪器文档
系统支持为设备上传相关文档，便于其他人员下载、查看和学习。
适合上传的资料通常包括：
- 使用说明书。
- 操作 SOP。
- 验收记录。
- 校准或维护附件。
- 安全注意事项。
建议把常用 SOP 也放到设备文档中
对于新员工来说，最常见的问题不是找不到设备，而是找不到“这台设备该怎么标准化操作”。如果设备文档里包含说明书和 SOP，培训效率会明显更高。
仪器维护
系统支持对设备执行维护动作，并生成维护日志。维护并不只代表“维修”，还可能包括暂停使用、恢复使用、转备用、退回厂商、报废等状态维护动作。
常见维护类型包括：
- 故障报修。
- 定期维修。
- 恢复使用。
- 暂停使用。
- 仪器丢失。
- 备用设备。
- 退回厂商。
- 仪器报废。
维护流程图
故障报修
当设备发生故障时，可通过设备维护中的“故障报修”类型进行记录。建议报修时至少写清：
- 故障现象。
- 发现时间。
- 是否已经停止使用。
- 是否联系厂家或供应商。
设备借用
部分公共设备支持借用申请。借用流程通常包括：
- 选择需要借用的设备。
- 填写借用单位、开始时间、结束时间和借用原因。
- 提交借用申请。
- 等待审批通过或驳回。
- 审批通过后进入借出状态。
常见借用状态包括：
- 申请中。
- 已审批。
- 已驳回。
初级用户最容易忽略的事项
设备维护和设备借用都会影响可用状态
如果设备已经处于维护、故障或借出状态，就不应再被视为可立即使用的设备。
只改状态，不写原因，会让后续追溯很困难
设备状态变更应尽量配合维护内容或备注说明，避免几周后大家都不知道当时为什么变更状态。
设备文档不是可有可无
对于多人共用设备，文档越完整，越能降低误操作和培训成本。