文档入库与解析
知识库中的文档并不是“上传完就结束”。对于需要被检索、被引用、被 AI 使用的文档，通常还会经历上传、分类、收藏、加入合集、解析等多个步骤。
这条流程为什么是后续学院和 AI 场景的前提
如果文档没有被规范入库、没有清晰分类、没有完成解析，那么后续无论是想把它用于学习资料、AI 问答还是文献综述，都会变得不稳定。
因此，这一页其实是“知识入库 -> 学习使用 -> AI 检索/综述”整条链路的前置步骤。
适用对象
- 负责整理研发资料的成员
- 需要上传项目文档、实验附件、会议纪要的用户
- 需要为 AI 助手准备知识资料的管理员
文档入库总流程图
第 1 步：上传前先做准备
上传前建议先确认：
- 文件名称是否清晰。
- 文档属于哪个主题、项目或文件夹。
- 文档是否需要后续解析。
- 是否已有同名或同内容文件，避免重复上传。
第 2 步：上传并检查重复
系统支持上传文档，也支持检查文档是否已存在。对于经常沉淀资料的团队，这一步非常重要，因为重复资料会显著降低知识库可用性。
新手建议
上传前优先使用统一命名规则，例如“项目名-主题-版本-日期”。这样后续检索、收藏和归档会明显更容易。
第 3 步：分类、收藏与加入合集
文档入库后，通常还会继续进行三类整理动作：
- 放入正确的文件夹或文档类型。
- 对常用文档执行收藏。
- 将相关文档加入同一个知识合集。
如果一份资料是项目核心资料，建议不要只上传后放在那里，而要继续完成整理动作。
第 4 步：什么时候需要文档解析
不是所有文档都必须解析。通常以下场景更适合发起解析：
- 需要后续结构化检索文档内容。
- 希望文档成为 AI 助手的知识来源。
- 希望查看文档的解析结果或 JSON 结构。
第 5 步：等待解析状态变化
文档在系统中通常会有解析状态，例如：
- 尚未开始。
- 正在解析。
- 解析完成。
- 解析失败或需要重试。
对于初级用户，最重要的是知道：上传成功并不等于解析成功。若后续 AI 无法使用该文档，应先检查解析状态，而不是只看文件是否存在。
第 6 步：将文档用于知识合集或 AI 场景
文档解析完成后，通常可以继续：
- 加入某个知识合集。
- 与论文、其他文档一起组成主题资料包。
- 作为 AI 助手或综述场景的知识来源。
如果这批资料对培训或知识传承有长期价值，还可以继续：
- 整理为专栏文章素材。
- 作为课程或学习路线的补充阅读材料。
初级用户最常见的问题
上传后找不到文档
先检查筛选条件、文件夹范围、合集范围和收藏条件，不要只依赖一个关键词检索。
上传成功但 AI 用不了
先检查文档是否已经解析完成，再检查它是否被放入正确的知识范围。
文档很多但越用越乱
这通常不是因为知识库功能不够，而是因为上传后缺少统一的命名、分类和合集管理。